Politică de confidențialitate

Privacy policy

Who are we?

EXPAND LABS BUCURESTI S.R.L. (hereinafter referred to as "Expand Labs" or " Controller"), attaches great importance to your personal data, constantly taking the necessary steps to ensure that the data processing carried out by it complies with the legal requirements in this area. To this end, we have developed this Privacy Policy, by which we undertake to respect the confidentiality of your personal data and by which we explain to you what categories of personal data Expand Labs processes, how that data is used, and for what purposes it is processed in the context of your visit to or interaction with the www.expandlabs.ro website.

This Policy relates only to the personal data that we process through our website www.expandlabs.ro (hereinafter referred to as the "Site" or "Platform") in the context of your interaction with it by filling in the forms available on the Platform, by placing an order for vouchers, in accordance with the Policy on the Site, subscribing to the newsletter, making an appointment or if you are just browsing the Platform. We want to assure you that we have taken all necessary measures to ensure the confidentiality of your data, which is processed only by the Controller's staff and collaborators who have been previously trained and authorized to process personal data and who respect firm confidentiality commitments.

To get to know us virtually, we provide you our identification data.

The controller that processes your personal data when you browse or interact with the online platform www.expandlabs.ro is the company EXPAND LABS BUCURESTI S.R.L., with headquarters in Bucharest, 1st District, AVIATORILOR Blvd., No. 48, Room 3,4,5, 1st Floor, with UIC 49248034, registered in the Trade Register under no. J40/23467/2023.

For any questions/ queries regarding the protection of personal data, you are invited to send a request either to the postal address indicated above or to the e-mail address: GDPR@expandlabs.ro.

Individuals sending such requests to Expand Labs via email/mail are requested to mention in the subject line of the email/mailing envelope information such as "data protection", "GDPR" or "personal data", in order to ensure that requests will be treated with priority.

As a data subject, you will receive a response within a maximum of 30 days from the communication of the document to Expand Labs, an extension of this deadline can only operate in exceptional situations. In these cases, we assure you that you will be duly informed of this deadline.

Definitions

„personal data” means any information relating to an identified or identifiable natural person (data subject). An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier or to one of more factors specific to the physical, physiological, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.

! For the purposes of this policy, personal data that will be subject to processing may relate to: name, surname, telephone number, e-mail address, etc., as described below.

„processing” means any operation or set of operations which is performed on personal data, whether or not by automated means, such as: collection, recording, organisation, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

! For the purposes of this policy, data processing refers to those processing operations carried out at the time of your navigation on the website www.expandlabs.ro or your interaction with it by filling in the forms available on the Platform or placing an order through the website or by subscribing to the Controller's newsletter or accepting cookies, other than those necessary (essential).

„controller” means the person which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data.

! For clarity, for the purposes of this Privacy Policy, the Personal Data Controller is Expand Labs.

„data subject” represents the person whose personal data is being processed.

! For the purposes of this Policy, the data subject is the Internet user who browses or interacts with www.expandlabs.ro.

Prin „consimtamant„consent” of the data subject means any frely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject’s wishes by which he or she, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement to the processing of personal data relating to him or her..

! The data processing carried out through the Platform and based on the legal basis of the consent is exclusively for the purpose of subscribing to the newsletter, i.e. accepting cookies other than the necessary (essential) ones, as highlighted in the cookie pop-up.

„third party” means a natural or legal person, public authority, agency or body other than the data subject, controller, processor and persons who, under the direct authority of the controller or processor, are authorised to process personal data.
„processor” means a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller.

What types of personal data do we process?

Your browsing and interaction with the Site involves the processing of two categories of personal data, namely:

personal data that you disclose to the Controller on a voluntary basis (e.g. via the pre-registration or contact form, respectively in the case of newsletter subscription), which are collected on an individual basis;
data that you provide involuntarily, simply by browsing our website.

The user is properly informed about the processing of personal data when he/she provides the Controller with his/her data through the forms on the website, thus Expand Labs fulfils its legal obligation to inform the user.

Expand Labs collects, on the basis of the voluntary provision of the data subject, the following personal data:

In the context of completing the pre-registration form:

Full name;
Telephone number;
E-mail address;;
Information on your motivation for completing the pre-registration procedure, as well as other information relating to your concern for longevity and health (optional);
Orasul de resedinta (optional);
Gender (optional), but this may result indirectly from the communication of your first and last name;
Age [age group] (optional).

In the case of an online appointment:

Full name;

Telephone number;

E-mail address;;

any other data provided by filling in the box on the online appointment form entitled "Remarks", which can be used to provide details of the appointment made..

For placing a voucher order:

Full name;
E-mail address;;
Telephone number;
Name and surname of the voucher holder – se are in vedere mentionarea datelor persoanei careia doresti sa ii oferi voucherul astfel achizitionat;
Delivery address (by post or e-mail) this may be different from your personal address if you wish to purchase a gift voucher for a loved one;
any other information you provide to the Controller (under the optional "Order Note" section).

Nota: In the case of online order payment via bank card, your data will not be processed by the Controller, as the payment processing activity falls under the requirements set out in the Privacy Policy of our payment processing partner. However, some data (card number, for example) may be saved for future purchases through the functionality of the browser used and only if you agree to the retention of this data at browser level. This processing of personal data takes place only to facilitate the user's experience of placing an order and does not involve the Expand Labs Controller, in the sense that it does not have access (even by simple viewing) to the data necessary to pay for the order via bank card.

In the context of contacting Expand Labs via the contact form:

Full name;
E-mail address;;
Any other information you provide us by filling in the "Message" box..

Pentru obtinerea de informatii suplimentare via e-mail, via chatbot sau telefonic, respectiv in contextul convorbirilor telefonice inbound sau/si outbound:

Full name;
Vocea;
Telephone number;
E-mail address;;
Alte categorii de date personale pe care ni le pui la dispozitie in contextul contactarii Operatorului prin mijloacele sus-specificate;

datele de trafic aferente fiecarei comunicari telefonice, respectiv: data si ora de inceput a apelului telefonic, data si ora de sfarsit a apelului telefonic, durata convorbirii telefonice, reteaua de telefonie in care s-a derulat convorbirea, numarul la care s-a sunat si numarul de pe care s-a sunat etc.

Pentru abonarea la newsletter:

Abonarea la newsletter este conditionata de oferirea consimtamantului tau in scopul primirii de mesaje comerciale si de marketing. In acest context, se vor prelucra, ca date cu caracter personal:

Adresa de e-mail;
Full name (ce rezulta indirect din adresa de e-mail daca aceasta este de tipul nume.prenume@x.com).

Pentru completarea formularului de exercitare a drepturilor persoanelor vizate:

Nume si prenume;
Adresa de e-mail;
Adresa de corespondenta postala, atunci se opteaza pentru primirea raspunsului din partea Operatorului prin aceasta modalitate;
Semnatura (daca este cazul);
Orice alte detalii puse la dispozitia Operatorului in contextul completarii acestui formular.

De asemenea, Operatorul prelucreaza si date de marketing si comunicare numai in baza consimtamantului prealabil al utilizatorilor, dar si date tehnice si actiuni de navigare prin intermediul fisierelor de tip cookie si tehnologiilor similare. Puteti accesa politica noastra de cookie-uri here.

Persoanele vizate vor avea posibilitatea de a-si exprima consimtamantul in vederea transmiterii comunicarilor comerciale si de marketing de catre Expand Labs inclusiv prin intermediul Chestionarului de recenzie (feedback) primit ulterior efetuarii terapiei alese.

Datele mai sus precizate sunt necesare prestarii efective a serviciilor oferite de Expand Labs, efectuarii de programari, oferirea de informatii suplimentare, solutionarea oricaror reclamatii sau sesizari, precum si pentru achizitionarea voucherelor comercializate prin intermediul platformei www.expandlabs.ro, dar si pentru comunicarea cu Operatorul sau transmiterea de comunicari de marketing din partea acestuia, insa cu obtinerea in prealabil a acordului utilizatorului, astfel cum este detaliat in Politica de abonare la newsletter.

In situatia in care ne vei pune la dispozitie date personale care nu ne sunt necesare pentru scopurile mai jos descrise, detaliate in sectiunea 4, ne rezervam dreptul de a le elimina de indata din baza noastra de date.

Operatorul poate colecta involuntar si alte date personale care iti apartin si anume: adresa IP, versiune browser, setare fus orar si locatie, sistem de operare, platforme de pe dispozitivele folosite pentru a ne accesa site-urile etc. Aceste informatii nu vor fi utilizate pentru identificarea persoanelor fizice si nu vor fi facute publice altfel decat in conditiile inserate in prezenta Politica de Confidentialitate, completata cu Politica de Cookie-uri.

Operatorul isi rezerva dreptul de a-ti solicita informatii suplimentare, insotite de documente doveditoare, prin intermediul e-mailului, tiparite sau in orice alt mod considerat oportun pentru Operator, daca este cazul, in scopurile detaliate mai jos.

Furnizorii parteneri ai Expand Labs, care ofera servicii de efectuare si procesare plati online, vor prelucra urmatoarele categorii de date cu caracter personal:

- datele cardului bancar (numar card, CVC etc.);
- numele si prenumele detinatorului cardului;

ID comanda;

data initierii tranzactiei;

data finalizarii tranzactiei;

ID tranzactie;

situatie plata (plata efectuata/ neefectuata);

suma tranzactionata (dupa caz).

Acesti furnizori de servicii de procesare plata prelucreaza datele tale in calitate de operatori independenti de date cu caracter personal, motiv pentru care prelucrarile de date efectuate de acestia sunt supuse Politicii lor de confidentialitate. In pasul de introducere a detaliilor cardului pe care il folosesti pentru plata online, va fi facuta cunoscuta inclusiv identitatea operatorului de plati online.

! Nota: Expand Labs a incheiat acorduri de prelucrare a datelor cu furnizorii sai de servicii (spre exemplu: IT/ administrare sistem online, servicii juridice, servicii procesare plati etc.), insa nu raspunde pentru prelucrarile efectuate de acesti furnizori in nume propriu, in situatia in care acestia ar prelucra datele in calitate de operatori independenti, persoana vizata fiind informata in mod corespunzator cu privire la prelucrarile ce presupun un transfer de date intre Expand Labs si orice societate care furnizeaza servicii catre Operator.

Datele tale cu caracter personal pot fi comunicate de Expand Labs, in vederea prelucrarii sau desemnarii unor persoane imputernicite cu prelucrarea acestora, inclusiv partenerilor contractuali, autoritatilor si institutiilor financiare, instantelor judecatoresti sau organismelor competente, la solicitarea acestora si in scopul furnizarii serviciilor oferite de Operator.

Expand Labs poate stoca datele tale personale chiar si dupa inregistrarea unei cereri de stergere a acestor date, daca stocarea se face in unul din urmatoarele scopuri, prevazute de art. 17 din GDPR, respectiv:

executarea unui contract;
indeplinirea unei obligatii legale care prevede prelucrarea in temeiul dreptului Uniunii Europene sau al dreptului intern care se aplica operatorului;
exercitarea dreptului la libera exprimare si la informare;
protejarea intereselor vitale ale persoanelor vizate;
indeplinirea unei sarcini care serveste interesului public;
arhivare in interes public, cercetare stiintifica sau istorica ori in scopuri statistice;
apararea intereselor legitime ale Operatorului sau ale unei parti terte, cu exceptia cazului in care prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale ale persoanei vizate, care necesita protejarea datelor cu caracter personal, in special atunci cand persoana vizata este un copil;
pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.

In ce scop si in baza caror temeiuri prelucram datele personale?

Expand Labs prelucreaza datele tale cu caracter personal in urmatoarele scopuri si avand urmatoarele temeiuri legale:

prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul (UE) nr. 679/ 2016 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016), in concret, in scopul asigurarii accesului persoanei vizate la produsele (vouchere) si serviciile comercializate prin intermediul Platformei www.expandlabs.ro si al incheierii contractului la distanta;
prelucrarea este efectuata in temeiul consimtamantului persoanelor vizate (art. 6, alin. (1), lit. a) din Regulamentul (UE) nr. 679/ 2016 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016), in cazul transmiterii de comunicari comerciale si de marketing sau al acceptarii de cookie-uri, altele decat cele necesare;
prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de Operator (art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul (UE) nr. 679/ 2016 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016), pentru a putea furniza informatii corecte si pentru a rezolva problemele de orice natura referitoare la continutul site-ului www.expandlabs.ro sau serviciile si produsele oferite de Operator, precum si pentru actiunile care implica interactiunea cu platforma online. De asemenea, interesele legitime ale Operatorului se refera si la necesitatea evaluarii si imbunatatirii calitatii serviciilor oferite de acesta in baza recenziei (feedback-ului) pacientilor Expand Labs, ulterior efectuarii terapiei, prin intermediul chestionarului comunicat prin e-mail, ce va putea sa cuprinda si posibilitatea de acordare a consimtamantului in vederea transmiterii de de comunicari comerciale si de marketing.

Datele tale personale vor fi prelucrate pentru ca Expand Labs sa:

imbunatateasca site-ul si serviciile furnizate prin intermediul acestuia;
determine utilitatea/ popularitatea continutului web prezentat pe Site;
trimita notificari tehnice, de asistenta sau administrative;
onoreze cererile si sa solutioneze sesizarile primite din partea utilizatorilor;
faciliteze accesul utilizatorului la serviciile si produsele oferite de Expand Labs;
comunice informatiile de interes pentru utilizatorii site-ului;
protejeze drepturile apartinand Expand Labs;
evalueze si sa imbunatateasca calitatea serviciilor oferite de Expand Labs, respectiv a experientei vizitatorilor/ pacientilor in interactiunea acestora cu Operatorul.

Durata prelucrarii datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal prelucrate la nivelul Operatorului prin intermediul website-ului www.expandlabs.ro sunt retinute pe o perioada de timp rezonabila raportat la scopul prelucrarii datelor, in acord cu prevederile legale in materia arhivarii de date. Operatorul respecta termenele de arhivare a datelor impuse de lege.

In privinta datelor obtinute in contextul convorbirilor telefonice inbound si outbound (inregistrarile apelurilor telefonice), acestea vor fi pastrate, de regula, pentru o perioada de 30 de zile. Cu toate acestea, date obtinute in contextul apelurilor telefonice si care sunt necesare, spre exemplu, pentru facturare si onorarea comenzii plasate, vor fi pastrate in acord cu dispozitiile legale in materie de arhivare.

Datele prelucrate ca urmare a abonarii tale la newsletter vor fi prelucrate de Expand Labs numai pana la retragerea acordului tau pentru prelucrare, in conformitate cu Politica de abonare la newsletter.

Prevederi speciale legate de minori

Operatorul acorda o atentie deosebita in ceea ce priveste datele minorilor care ar putea fi furnizate de acestia in contextul navigarii pe platforma online www.expandlabs.ro, pentru a se asigura ca orice prelucrare a datelor cu caracter personal ale minorilor se realizeaza numai in conformitate cu cerintele legale si in cazuri strict determinate.

Astfel, Operatorul nu realizeaza activitati promotionale de marketing direct fata de minori. Cu toate acestea, daca un minor plaseaza o comanda/contacteaza Operatorul prin platformele aferente, se va considera ca minorul a facut acest demers cu acordul reprezentantului sau legal.

Minorilor nu li se permite solicitarea de servicii ori participarea la concursuri sau campanii organizate de Operator, decat daca aceste operatiuni se realizeaza in numele minorului de catre reprezentantul legal sau tutorele acestuia, conform legii.

In acest sens, orice persoana care furnizeaza catre Operator datele personale prin intermediul site-ului sau al altor aplicatii sau dispozitive acoperite de prezenta Politica garanteaza faptul ca este major, respectiv ca detine capacitate deplina de exercitiu.

Orice prelucrare de date cu caracter personal apartinand minorilor se va realiza numai in conditiile legii si avand in vedere prevederile de mai sus.

Transferul de date cu caracter personal

Datele tale sunt prelucrate pe teritoriul Uniunii Europene, prin intermediul unor servere interne securizate. Cu toate acestea, prin intermediul plugin-urilor specifice retelelor sociale (spre exemplu, Facebook, LinkedIn, Instagram etc.), avand calitatea de destinatari terti ai datelor (third-party recipients), este posibil ca datele tale prelucrate in acest context sa fie transferate si in afara Uniunii Europene/ Spatiului Economic European si stocate pe servere din state terte. In acest sens, Operatorul a implementat o serie de masuri necesare si adecvate, apte a asigura o prelucrare de date conforma.

Expand Labs se obliga ca datele colectate sa fie prelucrate numai in conformitate cu scopurile declarate si sa nu faca publica, sa vanda, inchirieze, licentieze, transfere etc. neautorizat baza de date continand informatii referitoare la datele persoanelor vizate vreunui tert neimplicat in indeplinirea scopurilor declarate, cu exceptia situatiei in care transferul/ accesarea/ vizualizarea etc. este cerut/a de catre organele abilitate, in cazurile prevazute de reglementarile in vigoare la data producerii evenimentului.

Este posibil ca datele tale sa fie dezvaluite catre alte companii care ne furnizeaza servicii si actioneaza in calitate de persoane imputernicite, precum furnizorii care presteaza servicii de mententanta website, IT, juridice, livrare comenzi etc.

De asemenea, datele tale vor putea fi prelucrate si de partenerii nostri care presteaza servicii de procesare plati sau altele (efectuarea unei programari si/ sau completarea Chestionarului de satisfactie) pentru Expand Labs.

Aceste entitati sunt selectate cu o grija deosebita pentru a ne asigura ca indeplinesc cerintele specifice in materie de protectie a datelor cu caracter personal. Acestea au o capacitate limitata de a utiliza informatiile tale in alte scopuri decat cel de a ne furniza servicii.

In afara dezvaluirilor descrise in prezenta Politica de confidentialitate, este posibil sa transmitem informatii tertilor carora consimtiti sau solicitati sa efectuam o asemenea dezvaluire.

Link-uri, hyperlink-uri, site-uri terte

Site-ul www.expandlabs.ro poate contine link-uri catre site-uri terte ce pot colecta, la randul lor, datele tale cu caracter personal, inclusiv prin intermediul cookie-urilor sau altor tehnologii.

In cazul conectarii la un site web tert, prezenta Politica de confidentialitate a Expand Labs nu va fi aplicabila si in cazul navigarii tale pe acel site.

Care sunt drepturile pe care le detii in calitate de persoana vizata?

Orice persoana fizica care navigheaza pe site-ul nostru, in calitate de persoana vizata, are urmatoarele drepturi in raport cu Expand Labs, ca Operator de date cu caracter personal:

Dreptul la acces inseamna dreptul persoanei vizate de a obtine o confirmare din partea Operatorului ca acesta prelucreaza sau nu datele cu caracter personal care o privesc si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la informatii privind modalitatea in care sunt prelucrate datele;
Dreptul la rectificare se refera la corectarea, fara intarzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte prelucrate sau la completarea acestora, in cazul in care sunt incomplete. Acestea pot fi modificate prin transmiterea unui e-mail la adresa: GDPR@expandlabs.ro, respectiv prin completarea Formularului de exercitare a drepturilor persoanelor vizate disponibil pe Site.
Dreptul la eliminarea datelor/ dreptul la stergerea („dreptul de a fi uitat”) acestora din baza de date inseamna dreptul persoanei vizate de a solicita sa ii fie sterse datele cu caracter personal, fara intarzieri nejustificate, in cazul in care se aplica unul dintre urmatoarele motive: acestea nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, isi retrage consimtamantul si nu exista niciun alt temei juridic pentru prelucrare, se opune prelucrarii si nu exista motive legitime care sa prevaleze, datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal, datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale, datele cu caracter personal au fost colectate in legatura cu oferirea de servicii ale societatii informationale;
Dreptul la restrictionarea prelucrarii poate fi exercitat in cazul in care persoana vizata solicita limitarea prelucrarii datelor sale cu caracter personal, caz in care acestea vor fi utilizate strict pentru exercitarea celorlalte drepturi legale ale persoanei vizate, inclusiv pentru a raspunde la orice solicitari/ reclamatii din partea acesteia;
Dreptul la portabilitate se refera la dreptul de a primi datele personale intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si la dreptul ca aceste date sa fie transmise direct altui operator, atunci cand prelucrarea are ca temei consimtamantul sau executarea unui contract si se efectueaza prin mijloace automatizate, daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic;
Dreptul la opozitie vizeaza dreptul persoanei vizate de a se opune prelucrarii datelor personale atunci cand prelucrarea este necesara pentru indeplinirea unei sarcini care serveste unui interes public sau cand are in vedere un interes legitim al Expand Labs;
Dreptul de a se opune la prelucrarea datelor in baza unor decizii individuale automate se refera la faptul ca persoana vizata are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa. Cu toate acestea, nu va fi posibila exercitarea acestui drept in cazul in care decizia este necesara pentru incheierea sau executarea unui contract intre persoana vizata si Expand Labs, este autorizata de dreptul aplicabil Operatorului, cu conditia sa se asigure protectia adecvata a drepturilor, libertatilor si intereselor persoanelor vizate sau se bazeaza pe consimtamantul persoanei vizate obtinut cu respectarea legislatiei in vigoare;
Dreptul de a se adresa Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. In situatia in care persoana vizata considera ca drepturile prevazute mai sus au fost incalcate, are posibilitatea de a se adresa ANSPDCP prin depunerea unei plangeri.

Datele de contact ale ANSPDCP sunt urmatoarele:

Adresa: Mun. Bucuresti, Sector 1, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30;

Telefon: 0.318.059.211/0.318.059.212;

Fax: 0.318.059.602;

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro;

Pagina web: www.dataprotection.ro.

Pentru exercitarea drepturilor prevazute mai sus persoana vizata se va adresa Expand Labs prin transmiterea unei solicitari la adresa postala anterior mentionata sau la adresa de corespondenta electronica mentionata mai sus, in cadrul primei sectiuni a prezentei Politici, respectiv prin completarea Formularului de exercitare a drepturilor persoanelor vizate disponibil pe Platforma.

Dispozitii finale

Daca Expand Labs va aprecia ca este necesara o schimbare a regulilor de confidentialitate, Operatorul va publica respectivele modificari pentru a informa persoanele vizate cu privire la informatiile pe care le colecteaza si modul in care le utilizeaza.

Prevederile Politicii de Confidentialitate se completeaza cu dispozitiile Politicii de Cookie-uri, respectiv ale Politicii de abonare la newsletter, prezente pe website-ul www.expandlabs.ro.